Zoals je weet, is in december 2020 bekendgemaakt dat het onbelast doorbetalen van reiskostenvergoedingen nog mag tot 1 februari 2021. Maar hoe dan verder? Hoe zit het dan met andere vaste kostenvergoedingen? We leggen het je uit.
Reiskosten
Door de coronacrisis zijn veel werknemers thuis gaan werken en hebben zij dus geen of veel minder woon-werkverkeer. Op basis van de normale regels bestaat er dan ook geen recht meer op een vaste reiskostenvergoeding.
Hoe zat dat ook alweer? Vanwege de coronacrisis is in 2020 een tijdelijke regeling ingevoerd. Was een werknemer op 13 maart 2020 in dienst en had hij toen recht op een vaste reiskostenvergoeding, dan mocht hij deze vergoeding blijven houden. Deze regeling zou vervallen per eind 2020, maar Nederland ging opnieuw in lockdown en de regeling is aangepast. Ook in januari 2021 mag een werkgever werknemers die op 13 maart 2020 al recht hadden op een vaste reiskostenvergoeding, nog steeds een onbelaste vaste reiskostenvergoeding geven, alsof de werknemer gewoon naar het werk reist.
Op of na 13 maart 2020 in dienst. Voor werknemers met wie geen vaste afspraak was gemaakt, zoals werknemers die op of na 13 maart 2020 in dienst gekomen zijn, gaat deze regeling niet op! Aan deze werknemers mag je alleen de daadwerkelijk gereisde kilometers met eigen vervoer of openbaar vervoer belastingvrij vergoeden tot een maximum van € 0,19 per kilometer. Je bent, tenzij dat uitdrukkelijk is afgesproken, niet verplicht de vaste reiskostenvergoeding aan jouw werknemers te betalen voor niet gemaakte reizen.
2021, en nu? Nu het ernaar uitziet dat Nederland tot 10 februari in lockdown is, is het natuurlijk de vraag wat er daarna gebeurt. De kans bestaat dat de onbelaste vaste reiskostenvergoeding nog verder doorloopt, maar zeker weten doen we dat nog niet. Houd er in ieder geval rekening mee dat werknemers in dienst vanaf 13 maart 2020 geen recht hebben op belastingvrije vaste reiskostenvergoedingen.
Andere vaste kostenvergoedingen
Krijgt je werknemer naast vaste reiskosten ook nog andere vaste kosten vergoedingen, dan zijn deze vanaf 1 januari 2021 belast, wanneer de kosten niet meer gemaakt worden. Denk bijv. aan de kosten van maaltijden onderweg voor de werknemer die normaal de hele dag in de auto zit en nu de hele dag op de digitale snelweg zit. Maakt de werknemer de kosten nog wel gewoon, dan blijft het ook mogelijk de werknemer nog steeds een vaste kostenvergoeding te geven zonder dat daar belasting over verschuldigd is. Denk daarbij bijv. aan een vergoeding voor internet thuis voor de werknemer die online werkt.
De regels zijn nogal eens veranderd. Het kan zomaar zijn dat er voor de eerste maanden van 2021 alsnog een regeling getroffen wordt, maar reken hier niet op en reserveer voorlopig vrije ruimte in de werkkostenregeling als u deze kosten toch wilt blijven vergoeden.
Internetverbinding vergoeden? Denk er wel aan dat een internetverbinding alleen belastingvrij kan worden vergoed wanneer deze noodzakelijk is voor het werk. Dit wordt zo uitgelegd dat de werknemer niet mag meebetalen aan de verbinding. Let op. Doet hij dat toch, dan is de verbinding niet noodzakelijk en is de vergoeding belastbaar loon.